«Investeringsselskaper som administrerer komplekse porteføljer, bør ikke måtte bruke måneder på å implementere finanssystemer. Industrien beveger seg for fort. Vi trenger verktøy som leverer kontroll uten omkostningene, og som utvikler seg etter hvert som virksomheten gjør det.»

- Øivind Horpestad, administrerende direktør, Qben Infra AB

‍

‍

‍

‍

‍

Hvordan Qben Infra reduserte konsolideringsarbeidet med 95% på tvers av 40+ datterselskaper — uten å endre en eneste ERP

Når du administrerer 40+ selskaper på tvers av tre investeringsplattformer, forskjellige land og fire forskjellige regnskapssystemer, er utfordringen ikke bare konsolidering. Det er økonomisk kontroll - å ha dataene du trenger, når du trenger det, for å ta gode beslutninger.

Det var ambisjonen hos Qben Infra, et NASDAQ-børsnotert infrastrukturinvesteringsselskap som investerer i og utvikler selskaper på tvers av kraft, konstruksjon og testing, inspeksjon og sertifisering i Norden. Med datterselskaper som kjører Tripletex, PowerOffice Go, Fortnox og Xledger, ble de økonomiske dataene som trengs for grupperapportering og ledelsesbeslutninger spredt over systemer som aldri var designet for å fungere sammen.

‍

En utfordring hver gruppe med flere enheter anerkjenner

Enhver organisasjon som administrerer 40+ datterselskaper på tvers av forskjellige ERP-systemer står overfor den samme strukturelle virkeligheten: å samle økonomiske data, harmonisere kontostrukturer og eliminere konserninterne transaksjoner er manuelt, tidkrevende arbeid, uavhengig av hvor sterkt økonomiteamet er. Foran en aktiv oppkjøper som Qben Infra, der nye selskaper på nye systemer regelmessig kommer inn i konsernet, vokser kompleksiteten bare.

Qben Infras økonomiteam håndterte dette bra, men prosessen tok tid og oppmerksomhet som kunne levere mer verdi andre steder, spesielt rundt konserninterne transaksjoner. I en gruppe med over 40 selskaper på flere nivåer betydde avstemming av konserninterne posisjoner, identifisering av misforhold og eliminering av interne transaksjoner konstant frem og tilbake mellom partene på tvers av konsernet.

‍

‍

«Konserninterne elimineringer og avstemninger bruker uforholdsmessig lang tid. Å matche stillinger, jage avvik, koordinere på flere nivåer i gruppen - det er mye tid, fra mange mennesker. Corvenias automatiserte IC-matching fjerner mye av det frem og tilbake, og for en gruppe på vår størrelse er det en massiv gevinst»

- Vemund Helgesen, konsernansvarlig i Qben Infra

‍

‍

‍

‍

‍

Hvorfor tradisjonelle løsninger ikke var svaret

I likhet med mange grupper med flere enheter hadde Qben Infra vurdert tradisjonelle konsolideringsplattformer. Men utfordringen var ikke bare den første implementeringen med typisk måneder med oppsett, harmonisering av kontoplan og intern IT-koordinering. Det var det som kommer etterpå. Hvert nytt oppkjøp, hver restrukturering, hver endring i et datterselskaps kontoplan risikerer å bli et nytt prosjekt. For en aktiv erverver kan levetidsinnsatsen for å opprettholde en tradisjonell plattform overstige innsatsen for å implementere den.

Standardisering av ERP-er på tvers av porteføljen var heller ikke praktisk. Datterselskaper hadde valgt sine systemer av gode lokale grunner, og å tvinge til en endring ville skape forstyrrelser uten klar fordel på datterselskapsnivået. Det gruppen trengte var økonomisk kontroll på toppen av eksisterende systemer - kontroll som tilpasser seg etter hvert som konsernet utvikler seg, uten pågående IT-prosjekter hver gang virksomheten endres.

Automatiserer tunge løft

Corvenia kobles direkte til Qben Infras ERP-er gjennom ecure API-integrasjoner. Finansielle data fra alle datterselskaper strømmer automatisk inn i Corvenia - ingen manuell eksport, ingen filopplasting, ingen koordinering mellom enheter.

Plattformens AI foreslår hvordan hvert datterselskaps kontoplan tilpasser seg gruppens enhetlige struktur. Nye kontoer som vises mellom perioder flagges, og tilordningsforslag genereres automatisk. Gruppekontrolleren gjennomgår og godkjenner - alltid menneskelig i kontroll, men med 95% av det manuelle arbeidet fjernet.

Det som pleide å ta en hel uke med kalendertid tar nå et par timer.

Men virkningen går utover effektiviteten. Fordi dataene samles inn og kartlegges automatisk, er de tilgjengelige raskere, de er mer konsistente og dekker hele gruppen. Qben Infra sender de konsoliderte dataene fra Corvenia inn i Workday, hvor de utarbeider endelige rapporter for markedet, styret og plattformadministrasjonen - og holder den etablerte rapporteringsarbeidsflyten intakt mens de fjerner den manuelle flaskehalsen oppstrøms.

Ledelsen har nå tilgang til økonomiske data som er både aktuelle og komplette - noe som endrer hvordan beslutninger blir tatt.

‍

«Forskjellen er ikke bare tiden som er spart. Vi har nå et økonomisk fundament vi kan stole på, på tvers av hele konsernet. Det betyr at ledelsen kan ta beslutninger basert på faktiske data i stedet for å vente på rapporter som kommer sent, sier Helgesen.

‍

Bygget for en gruppe som fortsetter å utvikle seg

For en aktiv overtaker som Qben Infra er en av de mest praktiske fordelene hva som skjer når konsernstrukturen endres. Når et nytt selskap kommer inn i porteføljen, er det enkelt å koble det til Corvenia. Plattformen foreslår kontotilordninger basert på ERP-dataene, og kontrolleren godkjenner. Ikke noe nytt prosjekt. Ingen gjenoppbygging.

‍

— Å legge til nye selskaper i konsernet er betydelig enklere nå. Det som tidligere krevde dedikert innsats for å integreres i konsolideringsprosessen, har blitt en mye enklere oppgave.» kommenterer Helgesen

‍

Hva er det neste

Datafundamentet som Corvenia har bygget på tvers av Qben Infras portefølje åpner døren for muligheter utover konsolidering og rapportering. Med strukturerte, normaliserte økonomiske data tilgjengelig på tvers av hele gruppen, er forholdene på plass for dypere analyse, KPI-overvåking, variansdeteksjon og benchmarking på tvers av enheter - fra finansiell kontroll til strategisk innsikt og proaktiv beslutningsstøtte.

For Qben Infra er skiftet allerede i gang. Det som startet som en konsolideringsutfordring har blitt en plattform for bedre ledelseskontroll på tvers av konsernet - og grunnlaget for intelligensfunksjoner som vil fortsette å utvikle seg etter hvert som virksomheten vokser.

‍

Se om Corvenia passer til gruppen din

Hvis du administrerer flere enheter på tvers av forskjellige ERP-systemer og konsoliderer manuelt i dag, kan vi bestemme passformen i løpet av en 30-minutters samtale - og vise deg hvordan kontrollen ser ut for gruppen din i løpet av få dager.