” Investeringsföretag som hanterar komplexa portföljer borde inte behöva spendera månader på att implementera finansiella system. Branschen rör sig för snabbt. Vi behöver verktyg som levererar kontroll utan omkostnader och som utvecklas allteftersom verksamheten gör.”

- Øivind Horpestad, VD, Qben Infra AB

‍

‍

‍

‍

‍

Hur Qben Infra minskade konsolideringen med 95% i över 40 dotterbolag — utan att ändra ett enda affärssystem

När du hanterar 40+ företag över tre investeringsplattformar, olika länder och fyra olika redovisningssystem är utmaningen inte bara konsolidering. Det är ekonomisk kontroll - att ha de data du behöver, när du behöver det, för att fatta bra beslut.

Det var ambitionen hos Qben Infra, ett NASDAQ-noterat infrastrukturinvesteringsbolag som investerar i och utvecklar företag inom kraft, konstruktion och testning, inspektion och certifiering i Norden. Med dotterbolag som driver Tripletex, PowerOffice Go, Fortnox och Xledger spreds de finansiella data som behövs för koncernrapportering och ledningsbeslut över system som aldrig var utformade för att fungera tillsammans.

‍

En utmaning som varje grupp med flera enheter känner igen

Alla organisationer som hanterar 40+ dotterbolag i olika ERP-system står inför samma strukturella verklighet: att samla in finansiella data, harmonisera kontostrukturer och eliminera koncerninterna transaktioner är manuellt, tidskrävande arbete, oavsett hur starkt ekonomiteamet är. Framför en aktiv förvärvare som Qben Infra, där nya företag på nya system regelbundet kommer in i koncernen, växer komplexiteten bara.

Qben Infras ekonomiteam hanterade detta bra, men processen krävde tid och uppmärksamhet som kunde leverera mer värde någon annanstans, särskilt när det gäller koncerninterna transaktioner. I en koncern med över 40 företag på flera nivåer innebar avstämning av koncerninterna positioner, identifiering av missmatchningar och eliminering av interna transaktioner konstant fram och tillbaka mellan parterna i hela koncernen.

‍

‍

” Företagsinriktade elimineringar och avstämningar tar oproportionerligt lång tid. Att matcha positioner, jaga avvikelser, samordna över flera nivåer i gruppen - det är mycket tid, från många människor. Corvenias automatiserade IC-matchning tar bort mycket av det fram och tillbaka, och för en grupp i vår storlek, det är en enorm vinst”

- Vemund Helgesen, koncerncontroller på Qben Infra

‍

‍

‍

‍

‍

Varför traditionella lösningar inte var svaret

Liksom många grupper med flera enheter hade Qben Infra övervägt traditionella konsolideringsplattformar. Men utmaningen var inte bara den första implementeringen med typiskt månader av installation, harmonisering av kontoplaner och intern IT-samordning. Det var det som kommer efter. Varje nytt förvärv, varje omstrukturering, varje förändring av ett dotterbolags kontoplan riskerar att bli ett nytt projekt. För en aktiv förvärvare kan livstidsansträngningen för att upprätthålla en traditionell plattform överstiga ansträngningen att implementera den.

Standardisering av ERP över portföljen var inte heller praktiskt. Dotterbolagen hade valt sina system av goda lokala skäl, och att tvinga en förändring skulle skapa störningar utan tydlig fördel på dotterbolagsnivå. Vad gruppen behövde var ekonomisk kontroll ovanpå befintliga system - kontroll som anpassar sig i takt med att koncernen utvecklas, utan pågående IT-projekt varje gång verksamheten förändras.

Automatisera tunga lyft

Corvenia ansluter direkt till Qben Infras ERP genom ecure API-integrationer. Finansiell data från alla dotterbolag flödar automatiskt till Corvenia - ingen manuell export, inga filuppladdningar, ingen samordning mellan enheter.

Plattformens AI föreslår hur varje dotterbolags kontoplan kartläggs till gruppens enhetliga struktur. Nya konton som visas mellan perioder flaggas och mappningsförslag genereras automatiskt. Gruppkontrollern granskar och godkänner - alltid människa i kontroll, men med 95% av det manuella arbetet borttaget.

Det som brukade ta en hel vecka med kalendertid tar nu ett par timmar.

Men effekten går utöver effektivitet. Eftersom data samlas in och mappas automatiskt är de tillgängliga tidigare, de är mer konsekventa och täcker hela gruppen. Qben Infra matar in de konsoliderade uppgifterna från Corvenia till Workday, där de sammanställer slutrapporter för marknaden, styrelsen och plattformshanteringen - håller sitt etablerade rapporteringsarbetsflöde intakt samtidigt som de tar bort den manuella flaskhalsen uppströms.

Ledningen har nu tillgång till finansiella data som är både aktuella och fullständiga - vilket förändrar hur beslut fattas.

‍

Skillnaden är inte bara den sparade tiden. Vi har nu en finansiell grund som vi kan lita på, över hela koncernen. Det innebär att ledningen kan fatta beslut utifrån faktiska data snarare än att vänta på rapporter som kommer sent, säger Helgesen.

‍

Byggd för en grupp som fortsätter att utvecklas

För en aktiv förvärvare som Qben Infra är en av de mest praktiska fördelarna vad som händer när koncernens struktur förändras. När ett nytt företag kommer in i portföljen är det enkelt att ansluta det till Corvenia. Plattformen föreslår kontomappningar baserade på ERP-data, och styrenheten godkänner. Inget nytt projekt. Ingen ombyggnad.

‍

” Att lägga till nya företag i koncernen är betydligt enklare nu. Det som tidigare krävdes dedikerade ansträngningar för att integreras i vår konsolideringsprocess har blivit en mycket enklare uppgift.” kommenterar Helgesen

‍

Vad är nästa

Datafundationen som Corvenia har byggt upp över Qben Infras portfölj öppnar dörren för möjligheter utöver konsolidering och rapportering. Med strukturerade, normaliserade finansiella data tillgängliga för hela koncernen finns förutsättningarna för djupare analys, KPI-övervakning, variansdetektering och benchmarking mellan enheter - från finansiell kontroll till strategisk insikt och proaktivt beslutsstöd.

För Qben Infra är skiftet redan igång. Det som började som en konsolideringsutmaning har blivit en plattform för bättre ledningskontroll över hela koncernen - och grunden för intelligensfunktioner som kommer att fortsätta utvecklas i takt med att verksamheten växer.

‍

Se om Corvenia passar din grupp

Om du hanterar flera enheter i olika ERP-system och konsoliderar manuellt idag kan vi bestämma passformen på ett 30-minuters samtal - och visa dig hur kontrollen ser ut för din grupp inom några dagar.